Сбор персональных данных с использованием сервиса «Яндекс Формы»
Как сделать правильно форму для сбора данных — например, при регистрации на мероприятие, приёме заявок или анкетировании. Памятка пригодится, если через Яндекс Формы собираются обычные персональные данные: Ф.И.О., контактный телефон, адрес электронной почты, место работы или учёбы, должность и иные сведения, необходимые для конкретной цели.
Перед публикацией формы сотрудник обязан определить цель, минимально необходимый перечень данных, срок обработки и ответственное подразделение.
Сколько галочек нужно в вашей форме?
Ответьте на два вопроса — ниже появится точный список согласий, которые нужно добавить в форму.
Будете ли вы публиковать Ф.И.О., фото, результаты или контакты участников в открытом доступе (сайт, соцсети, новости, списки)?
К форме, лендингу или странице размещения формы подключена Яндекс Метрика или другая веб-аналитика (cookie)?
1
обязательная галочка нужна в любой форме с персональными данными
1
Структура формы
Порядок блоков сверху вниз
Вводный текст
Укажите оператора, цель сбора данных и ответственное подразделение; разместите перед полями формы.
пример — см. блок «2. Текст перед полями» ниже
Поля с данными
Включайте только минимально необходимый перечень; обязательность полей отмечайте только там, где это действительно нужно.
Фамилия Имя Отчество *
Контактный телефон *
Согласие
Отдельный текст согласия на обработку ПДн в виде отдельного обязательного чекбокса без заранее установленной отметки.
Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие… *
Политика
Кликабельная ссылка на Политику НИ ТГУ, размещённая рядом с согласием.
Условия Яндекса
Уведомление об использовании Яндекс Форм со ссылкой, размещённое под согласием.
Кнопка
«Отправить форму»; отправка должна быть невозможна без отметки согласия.
Отправить форму
✎
Конструктор текстов
Заполните один раз — тексты в разделах 2, 3, 7 и 8 обновятся автоматически
Незаполненные поля останутся в тексте как [УКАЗАТЬ…] — так виднее, что нужно дозаполнить перед публикацией формы.
2
Текст перед полями
Готовый блок для вставки перед полями формы
3
Обязательный чекбокс *
Согласие на обработку персональных данных
В Яндекс Форме создайте отдельный обязательный вопрос с одним вариантом ответа. Пользователь должен поставить отметку самостоятельно. Согласие нельзя объединять с подпиской на рассылку, правилами мероприятия или иными подтверждениями.
Форма создана с использованием сервиса «Яндекс Формы». Согласно условиям сервиса, Яндекс и создатель формы являются самостоятельными операторами персональных данных, обрабатываемых в связи с заполнением формы. Яндекс обрабатывает предоставленные при заполнении данные, включая их передачу создателю формы, в объёме, необходимом для работы сервиса. Перед заполнением ознакомьтесь с Условиями использования Яндекс Форм для респондентов.
5
Важное примечание
Запрет на сбор специальных категорий данных
Согласно условиям использования сервиса Яндекс Формы для респондентов:
«Сервис не предназначен для обработки специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, персональных данных о судимости. Пользователь не вправе предоставлять эти данные при заполнении Форм.»
✕Использовать заранее отмеченный чекбокс или считать само нажатие кнопки «Отправить» согласием.
✕Писать общую цель: «для нужд университета», «для взаимодействия» или «для оказания услуг».
✕Собирать копии паспортов, СНИЛС, медицинских документов и другие избыточные сведения без документированного основания.
✕Добавлять согласие на рекламную или информационную рассылку в тот же чекбокс. Для рассылки создайте отдельный необязательный чекбокс.
✕Публиковать Ф.И.О., фотографии, контакты или результаты участников без отдельного основания или согласия на распространение.
✕Передавать ссылку на таблицу ответов посторонним лицам либо использовать личные аккаунты сотрудников для служебного сбора данных.
7
Согласие на распространение
Отдельный чекбокс — только если данные будут публиковаться
Форма предполагает публикацию данных
Ф.И.О., фото, результаты или контакты — на сайте, в соцсетях, в открытых списках, в новостях
По закону согласие на распространение персональных данных оформляется отдельно от согласия на обработку и не может быть объединено с ним в одном чекбоксе. Это второй, отдельный обязательный чекбокс, если планируете распространять. Отказ от него не должен препятствовать отправке формы и достижению основной цели.
Практическое правило: основной чекбокс (согласие на обработку) оставьте обязательным. Чекбокс согласия на распространение сделайте отдельным и обязательным. Если субъект не отметил согласие или не указал категории данных — публиковать его персональные данные неограниченному кругу лиц нельзя.
8
Согласие на Яндекс Метрику
Отдельный чекбокс — только если подключена веб-аналитика